WBSO-vervolgaanvraag: verdergaan met het project van vorig jaar

De meeste WBSO-aanvragen gaan verder met een project dat RVO eerder heeft toegekend. RVO verwacht dan hetzelfde project als vorig jaar: dezelfde startdatum, hetzelfde projectnummer, dezelfde technische knelpunten, en een Update project die vertelt wat er sindsdien is gebeurd. Twin werkt zo zodra je zegt dat het document een vervolgaanvraag is. Het neemt de vorige aanvraag mee en voegt de voortgang toe; het schrijft de aanvraag niet opnieuw. Er zijn twee startpunten: de aanvraag van vorig jaar als bestand, of het Twin-document van vorig jaar.

Wat Twin van jou nodig heeft

• De aanvraag van vorig jaar: het toegekende projectformulier of de ingediende tekst. De beslissing op de vorige aanvraag met de S&O-verklaring is ook welkom, want daar staat het projectnummer in.
• Een voortgangsnotitie: per technisch knelpunt wat er is bereikt en wat er is gemeten, wat er in de opzet is gewijzigd en om welke technische reden, wat er voor de nieuwe periode resteert, plus de uren voor de nieuwe periode en de kostenkeuze (forfait of werkelijke kosten).

Het gat tussen die twee vult Twin niet. Zegt de notitie niets over een punt, dan vraagt de assistent het aan jou in plaats van het te verzinnen.

Wat Twin bij een vervolgaanvraag doet

Een meerjarig project dat inhoudelijk verandert is voor RVO een nieuw project en wordt opnieuw beoordeeld. Twin laat de aanvraag zelf daarom staan zoals hij was en zet het verhaal van het afgelopen jaar in de update:

• Startdatum en projectnummer komen uit de vorige aanvraag, niet uit het nieuwe jaar.
• Technische knelpunten, Oplossingsrichtingen en Technische nieuwheid blijven inhoudelijk gelijk aan de vorige aanvraag. Een knelpunt houdt zijn nummer, ook een knelpunt dat inmiddels is opgelost.
• Update project draagt de voortgang, één alinea per TK-nummer: wat er is bereikt, wat er is gemeten en wat er in de aanpak is gewijzigd met de technische reden erbij.
• Een nieuw knelpunt krijgt het eerstvolgende nummer, dus TK4 na TK1 tot en met TK3, en komt zowel in Technische knelpunten als in Update project te staan.
• Fasering werkzaamheden bevat alleen data in de nieuwe aanvraagperiode, in de notatie dd-mm-jjjj.

Ziet de assistent aanleiding om de aanvraagtekst te wijzigen, dan wijzigt hij die niet. Hij meldt in de chat wat hij zou aanpassen en waarom, en jij beslist. Hij herschrijft een sectie alleen als een bron daarom vraagt, en hij zegt het als een wijziging niet meer bij de oorspronkelijke projectopzet past, want dan is het een nieuw project en geen vervolgaanvraag.

Beginnen vanuit de aanvraag van vorig jaar

1. Ga naar Projects en klik op New project. Kies bij de stap Grant de klant, of typ een nieuwe naam en kies Create client. Kies het documenttype dat bij het RVO-formulier van vorig jaar hoort, bijvoorbeeld WBSO Fysiek product (excl. programmatuur), en klik op Continue.

2. Zet bij de stap Sources het bestand van vorig jaar neer en klik op Continue. Kies bij de stap Start voor Open the project.
3. Klik op de projecttitel om het project te hernoemen. De wizard noemt het project naar de klant en het jaar, dus geef het de naam die je in je eigen dossier gebruikt, bijvoorbeeld SteriPort WBSO 2027 (vervolgaanvraag).
4. Klik in de sectie Files op Add en kies New note. Geef de notitie een titel, plak de voortgangsnotitie erin en sla op. Beide bronnen staan nu naast elkaar.

5. Klik opnieuw op Add, kies New document en selecteer het WBSO-type. Het document opent met lege secties.
6. Start in het assistentpaneel een New chat en zeg dat dit een vervolgaanvraag is. Eén zin is genoeg:
   Dit is een vervolgaanvraag voor aanvraagjaar 2027 op het bestaande project SteriPort. Gebruik de toegekende aanvraag van 2026 en de stand van zaken als bron en schrijf de volledige aanvraag.
   Staat er dat de chat niet aan het project is gekoppeld, klik dan eerst op Connect.
7. De assistent leest beide bronnen en komt met een samenvatting van het plan voordat hij iets schrijft. Die samenvatting benoemt de vervolgaanvraag: de startdatum en het projectnummer van de vorige aanvraag blijven staan, de knelpunten houden hun nummers en de voortgang gaat naar Update project. Wat de assistent in de aanvraagtekst zou willen wijzigen staat hier als voorstel, met de reden erbij.

8. Open het onderdeel Plan op de projectpagina, klik op de planpagina op Approve en bevestig daarna in de chat. De secties worden parallel geschreven; een volledige vervolgaanvraag duurt ongeveer tien minuten.

Wat er in het document staat

• Startdatum is de oorspronkelijke startdatum van het project, niet 1 januari van het nieuwe jaar. Fasering werkzaamheden bevat alleen data in de nieuwe aanvraagperiode, in de notatie dd-mm-jjjj.

• Update project vertelt het verhaal sinds vorig jaar per TK-nummer: de voortgang met de gemeten resultaten, de wijzigingen in de opzet met hun technische reden, en het werk dat resteert.

• Technische knelpunten bevat dezelfde knelpunten als de vorige aanvraag, onder dezelfde nummers. Een knelpunt dat de voortgangsnotitie als opgelost meldt houdt hier zijn nummer en zijn tekst; dát het is opgelost staat in Update project.

• Uren is het aantal S&O-uren voor de nieuwe periode, als getal geschreven.

Het RVO-projectformulier downloaden

Klik op Download in de documentkop en kies Latest version. Twin maakt het ingevulde RVO-projectformulier als PDF en dezelfde tekst als Word-bestand.

In de PDF draagt Start project de oorspronkelijke datum, staat Samenwerking op Nee als er geen partners zijn, bevat de faseringstabel de nieuwe periode en is Update project gevuld.

Beginnen vanuit het Twin-document van vorig jaar

Is de aanvraag van vorig jaar in Twin geschreven, dan staat dat document al in het project. Laat het staan; je hoeft het niet te exporteren en opnieuw te uploaden.

1. Open het project waarin de aanvraag van vorig jaar staat.
2. Klik in de sectie Files op Add, kies New note en plak de voortgangsnotitie.
3. Klik opnieuw op Add, kies New document en selecteer het WBSO-type van dit jaar. Het document van vorig jaar houdt zijn eigen versie van het documenttype; het nieuwe gebruikt de huidige instructies.
4. Zeg in de chat dat het de vervolgaanvraag is en wijs het bestaande document en de notitie aan:
   Dit is de vervolgaanvraag 2027 op het project in dit Twin-project. Gebruik het bestaande 2026-document in dit project en de statusnotitie als bron. Schrijf de volledige aanvraag.

De assistent opent het document van vorig jaar en leest de secties één voor één voordat hij plant.

Het resultaat is hetzelfde als met een bestand: de oorspronkelijke startdatum en het projectnummer blijven staan, de knelpunten houden hun tekst en hun nummers, en de voortgang landt in Update project.

Omdat het projectplan voor het document van vorig jaar al is goedgekeurd, vraagt de planpagina niet opnieuw om goedkeuring. Het uitgebreide plan staat in de chat en daar bevestig je het.

Goed om te weten

• Elk voorstel van de assistent over de aanvraagtekst blijft een voorstel tot je er in de chat antwoord op geeft. Er verandert niets in Technische knelpunten, Oplossingsrichtingen of Technische nieuwheid op eigen initiatief van de assistent.
• Past een wijziging niet meer bij de oorspronkelijke projectopzet, dan zegt de assistent dat expliciet, want RVO ziet dat als een nieuw project.
• Staat het toegekende projectnummer niet in je bronnen, dan leidt de assistent er een af en vraagt hij je het te bevestigen aan de hand van de beslissing op de vorige aanvraag.
• Een document houdt de schrijfinstructies van het moment waarop je het aanmaakt. Documenten die je vóór de update van 18 september 2026 bent begonnen volgen nog de instructies van 2026; maak voor een aanvraag 2027 een nieuw document aan, ook wanneer de vervolgaanvraag in hetzelfde project staat als het document van vorig jaar.

Zie ook WBSO-aanvragen schrijven in Twin, WBSO met meerdere projecten: één document per RVO-formulier en De vragenbrief van RVO beantwoorden als notitie in Twin.