WBSO-aanvragen schrijven in Twin

Twin schrijft WBSO-aanvragen voor aanvraagjaar 2027 zoals RVO ze wil ontvangen: één document per projectformulier, gevuld uit jouw bronnen, geëxporteerd als de PDF die het RVO-portaal importeert. Dit artikel beschrijft de basis. Drie artikelen behandelen de situaties die elk seizoen terugkomen: WBSO-vervolgaanvraag: verdergaan met het project van vorig jaar, WBSO met meerdere projecten: één document per RVO-formulier en De vragenbrief van RVO beantwoorden als notitie in Twin.

Eén document, één RVO-projectformulier

Een WBSO-aanvraag bestaat uit één of meer projecten en RVO vraagt per project een apart projectformulier. In Twin is dat één document per project, allemaal binnen één project voor de klant. Er zijn vier soorten WBSO-projecten: programmatuur, een fysiek product, een fysiek productieproces en technisch-wetenschappelijk onderzoek. Het fysieke product en het fysieke productieproces bestaan allebei in een variant zonder en een variant met programmatuur, samen zes documenttypen:

RVO publiceert drie projectformulieren: programmatuur, fysiek product of productieproces, en technisch-wetenschappelijk onderzoek. Twin heeft er zes documenttypen voor, omdat het formulier voor een fysiek product of productieproces een variant zonder en een variant met programmatuur kent. De zes typen staan standaard in elke Twin-organisatie. Zie je ze niet staan in het venster New document, laat het ons weten.

Wat de assistent met je bronnen doet

Upload wat de klant heeft aangeleverd en wat je zelf hebt voorbereid: de intakenotities, je gespreksnotities, de aanvraag van vorig jaar, de beslissing op de vorige aanvraag met de S&O-verklaring, een voortgangsverslag. Twin leest ze en stelt een projectplan voor met de technische knelpunten genummerd als TK1, TK2, ... en de oplossingsrichtingen als OR1, OR2, ..., zodat elke oplossingsrichting één knelpunt beantwoordt. Je keurt het plan goed voordat er één sectie geschreven wordt. Elke sectie volgt daarna de RVO-instructie voor dat veld: wat erin hoort, in welke volgorde, en hoe lang het mag zijn.

De WBSO-kennisbank van Twin is bijgewerkt voor 2027. Stel de assistent een vraag over de regeling en hij antwoordt uit de RVO-handleiding, de drie projectformulieren en de Prinsjesdagstukken, met de bron erbij. De parameters die hij kent: percentages ongewijzigd op 36%, 50% voor starters en 16% boven de eerste schijf; het forfaitaire S&O-uurloon dat van 29 naar 33 euro gaat (voorstel in de Fiscale verzamelwet 2027, ligt nog bij de Tweede Kamer en is dus nog niet definitief, commissiedebat op 29 september 2026); de farmaciebrief die per 1 januari 2027 vervalt; en de deadline van 20 december 2026 voor een aanvraagperiode die op 1 januari begint. De Prinsjesdagbrief van 15 september 2026 bevestigt dat 2027 een stabiel jaar is: het WBSO-budget is 1.968 miljoen euro en de wijzigingen die de minister aankondigde voor kosten, prototypes en programmatuur landen in 2028 of 2029.

Wat de download bevat

Klik op Download in de documentkop en kies Latest version. Twin maakt twee bestanden:

• Het ingevulde RVO-projectformulier (PDF), het formulier van RVO zelf (nu versie 1.81; RVO heeft voor 2027 meer ruimte in het formulier aangekondigd en Twin volgt de huidige versie). Elk veld wordt gevuld uit de bijbehorende sectie: bedrijfsnaam, KvK-nummer, projectnummer, projectnaam, type ontwikkeling, projectomschrijving, samenwerkingspartners, startdatum, fasering werkzaamheden, update project, technische knelpunten, oplossingsrichtingen, programmeertalen en tools bij een programmatuurproject, technische nieuwheid, de onderzoeksvragen bij een TWO-project, de S&O-uren en de kosten en uitgaven. Dit is het bestand dat in het RVO-portaal wordt geïmporteerd.
• Dezelfde tekst als Word-bestand, om met de klant door te nemen of in je eigen dossier te bewaren.

De veldlimieten komen uit het RVO-formulier zelf en Twin houdt de tekst daarbinnen. De lange tekstvelden hebben 1.500 tekens: projectomschrijving, technische knelpunten, oplossingsrichtingen, technische nieuwheid, programmeertalen en tools, update project en de onderzoeksvragen van een TWO-project. Een kosten- of uitgavenomschrijving heeft 500 tekens, de projectnaam 200 en het projectnummer 25. De faseringstabel telt maximaal 10 regels van elk 120 tekens. Bij samenwerking passen maximaal 5 partijen, met 60 tekens voor de naam, 60 voor de vestigingsplaats en 80 voor de bijdrage. Loopt een sectie toch langer door, dan wordt het PDF-veld op de limiet afgekapt terwijl je document en het Word-bestand de volledige tekst houden.

De drie situaties, stap voor stap

• Verdergaan met het WBSO-project van vorig jaar: de vervolgaanvraag, vanuit de PDF van vorig jaar of vanuit het Twin-document van vorig jaar. De startdatum en het projectnummer van de vorige aanvraag blijven staan, de aanvraagtekst blijft zoals hij was en de voortgang per technisch knelpunt komt in Update project.
• Eén klant, meerdere ontwikkelingen: de assistent bepaalt welke ontwikkelingen S&O zijn en bundelt de ontwikkelingen met hetzelfde technische doel in één project. Jij bevestigt de indeling en Twin schrijft per RVO-formulier één document.
• De vragenbrief van RVO beantwoorden: upload de brief (of plak de tekst) in de conversatie van het document, krijg een notitie met de letterlijke vragen en de mogelijke antwoorden, en exporteer die naar Word voor het benodigde vervolg.

Wat er in het RVO-portaal gebeurt

Twin levert de projectformulieren. De aanvraag zelf wordt ingediend in het RVO-portaal (eLoket) door de S&O-inhoudingsplichtige, de S&O-belastingplichtige of door de adviseur met een (keten)machtiging. Deze onderdelen zitten in het portaal en niet in het document:

• Het PDF-projectformulier wordt per project geïmporteerd.
• De S&O-uren worden per project ingevuld en het portaal telt ze op voor de aanvraagperiode.
• De kostenkeuze geldt voor de hele aanvraag: forfait of werkelijke kosten en uitgaven. Twin vult de vier kostenvelden alleen als de bronnen een begroting voor werkelijke kosten bevatten; bij het forfait staat er "Niet van toepassing" bij de omschrijvingen en blijven de bedragvelden leeg, zoals het formulier van RVO vraagt.
• De S&O-medewerkers worden in het portaal toegevoegd.
• Voor een aanvraagperiode die op 1 januari 2027 begint is de deadline 20 december 2026, een zondag. De helpdesk van RVO is in het weekend gesloten.

Goed om te weten

• Een document houdt de schrijfinstructies van het moment waarop je het aanmaakt. Documenten die je vóór de update van 18 september 2026 bent begonnen volgen nog de instructies van 2026; maak voor een aanvraag 2027 een nieuw document aan (bij een vervolgaanvraag in een nieuw project, zie WBSO-vervolgaanvraag: verdergaan met het project van vorig jaar).
• De assistent verzint geen feiten. Als een bron een vraag niet beantwoordt, zegt hij dat en vraagt hij het aan jou; dat is opzet, geen gat.

Zie ook Starting a document, Sources: what Twin writes from en Exporting your document.