WBSO met meerdere projecten: één document per RVO-formulier

Een klant levert zelden één project aan. RVO wil één projectformulier per S&O-project. Twin deelt het portfolio samen met jou in: ontwikkelingen die één technisch doel dienen worden één project, werk dat geen S&O is wordt als zodanig benoemd, en elk S&O-project krijgt zijn eigen document binnen één Twin-project voor de klant.

Hoe het in elkaar zit

Eén project in Twin voor de klant en het aanvraagjaar.
Eén document per RVO-projectformulier: elk document heeft zijn eigen type, eigen startdatum, eigen uren en eigen export.
Eén projectplan dat alle documenten delen, zodat de assistent de projecten tijdens het schrijven uit elkaar houdt.

Het portfolio indelen met de assistent

Ga naar Projects en klik op New project. Kies bij de stap Grant de klant. Je hoeft nog geen documenttype te kiezen: klik op Skip. De assistent kiest het type per project na de indeling.

De stap Grant van de nieuwe-projectwizard met de zes WBSO-documenttypen en de knop Skip

Zet bij de stap Sources de ontwikkelplannen van de klant neer en klik op Continue. Kies bij de stap Start voor Open the project.
Hernoem het project door op de titel te klikken en controleer of de bron is verwerkt.

De projectpagina met de geüploade bron Ontwikkelplannen-2027.pdf omkaderd in de sectie Files

Start een New chat in het assistentpaneel en vraag om de indeling. Noem de bron in je vraag, dan leest de assistent hem meteen:
Wij willen WBSO aanvragen voor 2027. De lijst staat in de bron Ontwikkelplannen-2027.pdf bij dit project. Deel dit portfolio in: welke ontwikkelingen zijn zelfstandige S&O-projecten, welke horen bij elkaar, welke zijn geen S&O, en welk RVO-projectformulier hoort bij elk project?
De assistent antwoordt met de indeling: per ontwikkeling of het een zelfstandig S&O-project is, bij een ander project hoort of geen S&O is, met de reden erbij, het RVO-formulier dat het project nodig heeft, nieuw of vervolg, de uren en de kostenkeuze. Hij sluit af met een vraag en wacht.

Het antwoord van de assistent met de alinea die van de twee ontwikkelingen één S&O-project maakt in plaats van twee, omkaderd

De ontwikkelingen die geen S&O zijn worden als zodanig benoemd, elk met de reden die RVO zou geven.

Hetzelfde antwoord met de drie posten die geen S&O zijn omkaderd: ERP-koppeling, CE-dossier en marktverkenning, elk met een reden

Staat er programmatuurwerk op de lijst, dan stelt de assistent eerst nog één vraag voordat hij een apart programmatuurproject voorstelt: ontwikkelt de aanvrager zelf technisch nieuwe programmatuur, met eigen softwareontwikkelaars in dienst? Een apart document WBSO Programmatuur volgt alleen als het antwoord ja is en er in de aanvraag uren voor dat werk staan. Anders blijft de programmatuur onderdeel van het fysieke project.
Ben je het niet eens met de indeling, zeg dat dan in de chat; de assistent past hem aan. Klopt hij, bevestig dan:
Akkoord met deze indeling. Maak voor dit S&O-project een document aan en schrijf het volledig uit.

Eén technisch doel is één project

Twee ontwikkelingen die hetzelfde technische doel dienen zijn één S&O-project, ook als de ene mechanisch is en de andere programmatuur, en ook als de klant ze als twee projecten met eigen namen aanlevert. Ze gaan dan op één RVO-projectformulier, met één reeks genummerde technische knelpunten die beide sporen dekt.

Een ontwikkeling wordt een apart project zodra ze een eigen eindresultaat heeft, met eigen technische knelpunten en een eigen planning. Een apart document WBSO Programmatuur komt er alleen als de aanvrager zelf technisch nieuwe programmatuur ontwikkelt met eigen softwareontwikkelaars en er in de aanvraag uren voor dat werk staan; anders blijft de programmatuur onderdeel van het fysieke project.

Twin het document laten schrijven

Op jouw bevestiging maakt de assistent per S&O-project een document aan met het bijbehorende type en schrijft hij het projectplan met de genummerde knelpunten per project. Daarna vraagt hij je het plan goed te keuren.
Open het onderdeel Plan op de projectpagina, klik op de planpagina op Approve en bevestig daarna in de chat. Het plan draagt de indeling, dus elke sectieschrijver weet voor welk project hij schrijft.

De planpagina van het project met Not approved en de knop Approve in de kop, en de genummerde knelpunten in het plan omkaderd

Het document wordt sectie voor sectie geschreven. Technische knelpunten bevat één genummerde reeks voor het hele project, over alle sporen die erin zitten; een ander project van dezelfde klant wordt niet genoemd.

De sectie Technische knelpunten van het document in de editor met zes genummerde knelpunten, het eerste detectieknelpunt omkaderd

Per project één RVO-formulier downloaden

Open elk document, klik op Download en kies Latest version. Elk document levert zijn eigen ingevulde RVO-projectformulier als PDF plus een Word-bestand.

Het Downloads-paneel van een WBSO-document met de PDF- en Word-bestanden omkaderd

Elk formulier draagt zijn eigen projectnummer en projecttitel, zijn eigen projectomschrijving en startdatum, en zijn eigen faseringstabel.

Pagina 1 van het ingevulde RVO-projectformulier met het projectnummer en de projecttitel omkaderd

Pagina 2 van hetzelfde formulier met de projectomschrijving en de startdatum omkaderd

De tabel Fasering werkzaamheden in de documenteditor, omkaderd, die de faseringstabel op het formulier vult

Wat de assistent meldt

De indeling. Per ontwikkeling zegt de assistent waarom het een eigen project is, waarom het bij een ander project hoort, of waarom het geen S&O is. Het technische doel bepaalt dat, niet de projectnamen van de klant.
Zijn vragen. Eigen softwareontwikkelaars, een ontbrekende tussenplanning, een gereedschapsset die niet in het plan staat: de assistent vraagt het in plaats van het in te vullen. Vult hij toch iets aannemelijks in omdat de bron zwijgt, dan meldt hij dat in de chat.
Uren per project. De uren in elk document zijn de uren voor dat project. Het totaal voor de aanvraag wordt in het RVO-portaal ingevuld.

Goed om te weten

De projectpagina toont elk document met zijn eigen typebadge, zodat je de hele aanvraag in één oogopslag ziet.
Het niet-S&O-werk verdwijnt niet: het blijft in het plan staan als context voor de assistent, zodat het niet alsnog in een document of een faseringstabel terugkomt.
Je kunt de documenten ook zelf aanmaken met Add en New document en ze afzonderlijk instrueren. De assistent schrijft dan nog steeds vanuit het gedeelde plan.

Zie ook WBSO-aanvragen schrijven in Twin, WBSO-vervolgaanvraag: verdergaan met het project van vorig jaar en Projects: where an application comes together.